TEXT: Kurze Einleitung. Veröffentlichen ist der Schritt, mit dem aus der internen Planung ein fertiges Event wird: Das Function Sheet entsteht, die eingeteilten Mitarbeitenden werden informiert, und das Event kann als PDF oder über einen Link geteilt werden. Diese Seite geht den gesamten Ablauf und alle Optionen der Reihe nach durch.
Was beim Veröffentlichen passiert
TEXT: Erklären, was das Veröffentlichen auslöst. Das Function Sheet wird erstellt, ein Snapshot des aktuellen Event-Stands wird gespeichert (die Grundlage, um später Änderungen zu erkennen), das eingeteilte Personal wird über die gewählten Kanäle benachrichtigt, und offene Freigaben der Abteilungsleitungen gelten als erledigt.
Die Veröffentlichen-Maske
TEXT: Die zentrale Maske beschreiben. Sie zeigt oben die anstehenden Änderungen gegenüber der letzten Veröffentlichung, darunter die vorgeschlagenen Empfänger und die Auswahl der Kanäle. Von hier aus wird die Veröffentlichung ausgelöst.
Benachrichtigungskanäle
TEXT: Die vier Kanäle erklären: E-Mail, Push, WhatsApp und Slack. Jeder lässt sich einzeln zuschalten. Welche Kanäle standardmäßig aktiv sind, wird in der Administration festgelegt. Ein Kanal steht nur zur Verfügung, wenn er eingerichtet ist (z.B. Slack nur bei hinterlegtem Webhook, E-Mail nur bei konfiguriertem SMTP).
Empfänger wählen
TEXT: Die Empfängerauswahl erklären. Vorgeschlagen werden die von den Änderungen betroffenen Personen. An jedem Empfänger ist erkennbar, über welche Kanäle er erreichbar ist (E-Mail, Push). Beschreiben, wie sich weitere Empfänger hinzunehmen lassen, falls jemand zusätzlich informiert werden soll.
Stille Veröffentlichung
TEXT: Die stille Veröffentlichung erklären. Ist sie angehakt, wird das Event veröffentlicht, ohne Benachrichtigungen auszulösen und ohne die Änderungs-Markierungen zu setzen. Gedacht für kleine Korrekturen wie Tippfehler, bei denen niemand extra informiert werden muss.
Erneut veröffentlichen bei Änderungen
TEXT: Das erneute Veröffentlichen erklären. Wird ein bereits veröffentlichtes Event geändert, erkennt Veranstalterei über den gespeicherten Snapshot, was sich geändert hat, und markiert das Event als unveröffentlicht. Beim erneuten Veröffentlichen werden gezielt nur die von den Änderungen betroffenen Personen benachrichtigt, nicht alle erneut.
Abmeldung entfernter Mitarbeiter
TEXT: Erklären, was mit Personen passiert, die aus der Einteilung genommen wurden. Beim Veröffentlichen können sie aktiv darüber informiert werden, dass sie für dieses Event nicht mehr eingeplant sind, über dieselben Kanäle wie die reguläre Benachrichtigung. Beschreiben, wo diese Personen in der Maske erscheinen und wie man sie auswählt.
Vergangene Events
TEXT: Den Sonderfall vergangener Events erklären. Liegt das Event in der Vergangenheit, erscheint vor dem Veröffentlichen eine Nachfrage, weil dabei trotzdem Benachrichtigungen an die eingeteilten Personen ausgelöst werden könnten. So wird verhindert, dass versehentlich Nachrichten zu einem längst gelaufenen Event verschickt werden.
Das Function Sheet als PDF
TEXT: Das Function Sheet als PDF erklären. Über Sheet / Drucken entsteht eine druckfertige Zusammenstellung aller Event-Angaben, die sich ausdrucken oder als PDF speichern lässt. Beschreiben, welche Angaben darauf erscheinen und wofür es im Betrieb genutzt wird.
Die öffentliche Ansicht
TEXT: Die öffentliche Ansicht erklären. Jedes Event hat einen Link, über den das eingeteilte Personal (und bei Bedarf der Kunde) das Sheet direkt im Browser aufrufen kann, ohne die App zu öffnen. Beschreiben, wo der Link zu finden ist und wie er geteilt wird.
TEXT: Kurzer Abschluss. Nach dem Veröffentlichen können die Mitarbeitenden Ausstattung und
Aufbau im Sheet abhaken, und der Fortschritt erscheint in der Übersicht Gelesen & Erledigt.
Das ist ausführlich beschrieben unter