Häufige Fragen

Das hängt davon ab, ob es noch einen zweiten Administrator gibt.

Wenn ja, ist es ganz einfach: Der zweite Administrator meldet sich an, öffnet die Benutzerverwaltung, wählt deinen Zugang aus und erstellt einen neuen Einladungslink. Über diesen Link kann ein neues Passwort vergeben werden. Dafür ist kein technisches Wissen nötig, alles läuft im Browser.

Gibt es keinen zweiten Administrator und kommt niemand mehr hinein, hilft ein kleines Wartungswerkzeug direkt auf deinem Server. Dazu muss sich üner SSH mit dem Server uverbunden und im Verzeichnis der App ein Skript ausgeführt werden:

cd /root/eventmvp/event_mgr
venv/bin/python3 reset_admin.py

Das Programm zeigt danach eine Internetadresse an. DEINE-DOMAIN muss durch die Adresse der Installation ersetzt werden. Wird die Adresse im Browser eingegeben, kann nun ein neues Passwort vergeben werden. Der Link ist 14 Tage gültig, gibt vollen Administrator-Zugang und sollte deshalb nicht offen weitergegeben werden. Nach dem Setzen des Passworts verliert er automatisch seine Gültigkeit.

Wer sich mit SSH nicht auskennt und keinen zweiten Administrator hat, kann sich kontakt@veranstalterei.de. melden. Solche Fälle sind selten und lassen sich per Fernzugriff meist schnell lösen.

Ein Tipp, damit das gar nicht erst passiert: Gleich zu Beginn einen zweiten Administrator anlegen, um gegenseitig aussperren-Situationen ersparen, ganz ohne Technik.

Ja. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen dem Server und der Software selbst.

Der Server

Die Sicherheit des Servers hängt nicht von Veranstalterei ab. Ubuntu installiert sicherheitsrelevante Aktualisierungen automatisch, unabhängig davon, ob es neue Versionen von Veranstalterei gibt. Diese Automatik wird bei der Einrichtung eingeschaltet und läuft ohne weiteres Zutun. Der Unterbau bleibt damit geschützt, solange die installierte Ubuntu-Version unterstützt wird, in der Regel rund fünf Jahre. Was danach zu tun ist, steht in der Frage zum Server-Betriebssystem.

Die Software

Veranstalterei läuft auf dem eigenen Server als internes Werkzeug für das Team, nicht als offener Dienst im Internet. Die Angriffsfläche ist dadurch gering. Der Zugang ist durch Anmeldung geschützt, die Verbindung durchgehend verschlüsselt. Solange die Anwendung wie vorgesehen hinter eigener Domain und Anmeldung betrieben wird, ist der Betrieb auch ohne neue Programmversionen unbedenklich.

Keine Abhängigkeit vom Hersteller

Veranstalterei ist gekauft, nicht gemietet. Die Software liegt auf dem eigenen Server und läuft dort eigenständig weiter. Anders als bei einem Abonnement endet die Nutzung nicht, wenn ein Anbieter den Dienst einstellt. Auch die Daten bleiben jederzeit im eigenen Zugriff und lassen sich als Sicherung herunterladen.

Für einen sehr langen Betrieb über viele Jahre empfiehlt es sich, gelegentlich zu prüfen, ob das Server-Betriebssystem noch mit Sicherheitsupdates versorgt wird, und es bei Bedarf zu erneuern.

Auf dem Server läuft Ubuntu. Jede Ubuntu-Version erhält rund fünf Jahre lang automatisch Sicherheitsupdates. Danach sollte der Server einmal auf eine neue Version gebracht werden. Das steht ungefähr alle fünf Jahre an und dauert etwa eine Stunde. Ein zweiter Server ist dafür nicht nötig, und die Internetadresse bleibt dieselbe.

Wann ist es soweit?

Als Faustregel: fünf Jahre nach der Einrichtung von Veranstalterei. Viele Anbieter weisen vorher darauf hin. Im Zweifel genügt eine kurze Nachfrage beim Server-Anbieter, ob das Betriebssystem noch Sicherheitsupdates erhält.

Ablauf

Am besten an einem ruhigen Tag. Veranstalterei ist währenddessen etwa eine Stunde lang nicht erreichbar.

1. Backup herunterladen. In Veranstalterei anmelden, auf Verwaltung gehen und Backup herunterladen anklicken. Die Datei endet auf .db und sollte an einem leicht wiederauffindbaren Ort gespeichert werden, zum Beispiel auf dem Schreibtisch. Bei dieser Gelegenheit auch den Lizenzschlüssel bereitlegen.
2. Zugangsschlüssel prüfen. Im Kundenbereich des Server-Anbieters anmelden und nachsehen, ob der SSH-Schlüssel dort noch hinterlegt ist. Falls nicht, erneut hinterlegen. Wie das geht, steht in der Installationsanleitung.
3. Server neu aufsetzen. Im Kundenbereich des Anbieters gibt es eine Funktion, die meist Neu installieren, Reinstall oder Image neu aufsetzen heißt. Dort die neueste Ubuntu-Version mit dem Zusatz LTS wählen und darauf achten, dass der SSH-Schlüssel übernommen wird. Der Vorgang dauert einige Minuten.
4. Veranstalterei installieren. Genauso wie bei der ersten Einrichtung, beschrieben in der Installationsanleitung. Internetadresse und Server bleiben dieselben, es muss also nichts bestellt und nichts umgestellt werden.
5. Backup einspielen. Veranstalterei im Browser aufrufen und den Administrator-Zugang neu anlegen. Das Passwort darf dabei beliebig sein, es wird gleich wieder ersetzt. Anschließend auf Verwaltung gehen und unter Backup einspielen die Datei aus Schritt 1 auswählen.
   Nach dem Einspielen erfolgt eine Abmeldung. Die Anmeldung geschieht jetzt wieder mit dem alten Benutzernamen und Passwort, so wie vor dem Neuaufsetzen. Der eben angelegte Zugang wurde durch das Backup ersetzt, ebenso wie alle Zugänge der Mitarbeiter.

Wer sich das nicht zutraut, gibt die Aufgabe an einen IT-Dienstleister ab. Für ihn sind die folgenden Angaben gedacht.